Uren en projecthistorie migreren

Praktisch verdict: migreer urenregistratie als een gecontroleerde gegevens- en procesovergang. Neem niet automatisch iedere oude notitie of inactief project mee. Bepaal welke historie nodig is, welke open perioden nog worden afgerond en hoe nieuwe totalen worden gereconcilieerd. De Autoriteit Persoonsgegevens legt het recht op dataportabiliteit uit waar dit op de eigen situatie van toepassing is; contractuele data-export blijft daarnaast een aparte controle.

Maak een inventaris met besliscategorieën

Splits actieve projecten, gesloten projecten, medewerkers, tarieven, goedkeuringen, verlof- of tijdcodes en vrije notities. Geef ieder object de status migreren, archiveren, afronden of verwijderen. Wijs een eigenaar en reden toe.

Bevries categorieën tijdens de laatste controleperiode of leg wijzigingen apart vast. Een bron die tijdens export blijft veranderen, maakt reconciliatie onnodig moeilijk. Plan daarom een duidelijk overgangsmoment.

Scheid historie van open werk

Rond waar mogelijk oude perioden in het bronsysteem af. Voor open perioden kiest u één leidende bron en voorkomt u dubbele invoer. Noteer welke correcties na export nog zijn toegestaan en hoe die in het nieuwe systeem terechtkomen.

Maak een proefset met normale week, correctie, afwezige manager en gesloten project. Importeer deze set en laat een tweede collega de uitkomst terugleiden naar de bron. Een gelijk totaal zonder begrijpelijke status is nog geen geslaagde migratie.

Minimaliseer persoonsgegevens

Gebruik de AVG in het kort om doel, toegang en zorgvuldigheid in de migratiekaart te bespreken. Neem geen oude vrije teksten, locatiehistorie of inactieve accounts mee zonder aantoonbare noodzaak. Werk in de proef met fictieve gegevens.

Beperk toegang tot tijdelijke exports en verwijder tussenbestanden wanneer reconciliatie en herstel zijn afgerond. Leg vast wie verwijdering controleert. Een migratiemap mag niet na het project als ongecontroleerd schaduwarchief blijven bestaan.

Test rollen en werknemersgrens opnieuw

De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt controle van werknemers. Gebruik de migratie niet om ongemerkt extra monitoringvelden of bredere managerinzage te introduceren. Vergelijk oude en nieuwe rollen expliciet.

Laat een onbevoegde rol een detailrapport proberen te openen en test tijdelijke beheertoegang. Trek die toegang na de proef in. Medewerkers moeten weten welke historie is overgezet en hoe correctie wordt aangevraagd.

Reconcileer en houd een terugvalpad

Vergelijk aantallen medewerkers, projecten, perioden, totalen en open uitzonderingen vóór en na. Onderzoek verschillen per categorie; overschrijf geen bronbestand om de uitkomst passend te maken. Bewaar proefexport, mapping, afwijkingen en besluit.

Houd het oude systeem leesbaar of een gecontroleerd archief beschikbaar totdat acceptatie is getekend. Plan daarna afsluiting van accounts, koppelingen en exports. Een commerciële migratiepartner kan capaciteit leveren, maar de proceseigenaar bepaalt scope, bewijs en acceptatie. De migratie slaagt pas wanneer dagelijkse invoer én historische controle zonder dubbel werk functioneren.

Voer na ingebruikname een nacontrole uit op de eerste afgesloten periode. Laat projectleider en finance een steekproef terugleiden naar gemigreerde historie en nieuwe invoer. Noteer waar oude categorieën anders worden geïnterpreteerd en pas alleen de mapping aan met een vastgelegd besluit. Controleer tevens dat geplande verwijdering, ingetrokken tijdelijke rechten en afgesloten koppelingen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Zo eindigt migratie niet bij de import, maar bij een aantoonbaar stabiele eerste cyclus.